Arbetsgrupper

Förslag till grupper/kommittéer underställda styrelsen i Svenska Frieserhästföreningen
Syftet med förslaget är:
• att ge möjlighet för medlemmar att engagera sej i viktiga uppgifter på ett organiserat sätt
• att öka antalet aktiviteter som föreningen anordnar samt
• att avlasta styrelseledamöterna från de arbetsuppgifter som inte nödvändigtvis behöver utföras av styrelsen
Föreningen har redan nu en fungerande mediegrupp som avlastar styrelsen från arbetet med medlemstidningen Friesernytt. Detta förslag vill utöka antalet grupper/kommittéer som arbetar med specifika frågor samt tydligöra vad den befintliga gruppen och de nya grupperna ska arbeta med, ansvar och befogenheter, beslutsordning mm. Med det här sättet att arbeta är det större chans att fånga upp nya kreativa idéer.

Varje grupp ska bestå av personer som är kunniga och/eller engagerade i gruppens speciella ansvarsområde. Jobbar man med det man är intresserad av blir naturligtvis resultatet bättre. Önskvärt är att en person i varje grupp är ledamot eller suppleant i styrelsen. Detta skulle medföra en direkt knytning till styrelsen vilket ger snabbare beslut. Varje grupp bör bestå av minst 3-4 personer och ingen maxgräns bör sättas.

Grupperna kan bestå av en ”kärna” medlemmar som jobbar aktivt men gruppen ska ha möjlighet att själv utöka deltagarna eller ta emot extra hjälp om man tycker det behövs.

Varje grupp ska ha regelbundna möten där förslag till aktiviteter jobbas fram. Det är viktigt att förslagen förankras i styrelsen samt att styrelsen tar beslut som rör ekonomi/budget för aktiviteterna. Om en person i gruppen är styrelseledamot bör inte detta vara något problem eller medföra tidsfördröjning.

Varje grupp ska ha en sammankallande till möten och en kontaktperson Det kan vara samma person men inte nödvändigtvis. Det kan vara den person som sitter i styrelsen men inte heller det är nödvändigt. Sammankallande har ansvaret för att gruppen träffas med jämna mellanrum. Kontaktpersonen ska kunna ta emot idéer från medlemmar samt svara på frågor om gruppens arbete. Det är viktigt att minst en person i varje grupp, exempelvis den sammankallande, har ansvaret att driva gruppens arbete framåt och att tillse att gruppen är fulltalig.
Mediekommitté:

Består i dagsläget av två personer och de utgör redan nu en fungerande grupp. Antalet personer bör utökas till minst fyra stycken, förmodligen fler, för att ha möjlighet att ge ut de fyra tidningar om året som vi lovat medlemmarna. Gruppens ansvarsområde är idag tidningen, men bör utökas till att även gälla ansvar för hemsidan, eventuell presskontakt, ansvar för ”facebooksidan” mm.
Sportkommitté alternativt Tävlings och träningskommitté

Gruppen ska ansvara för frågor gällande framförallt dressyr och körning, men även udda/ovanliga tävlingsformer och träningsformer som WE, brukskörning/ridning, akademisk ridning, hoppning mm ska synliggöras. Ansvar bör läggas på gruppen att själv ta fram mål och idéer till vad de ska arbeta med, men syftet är att sporra dem som använder sin Frieser i tävling och träning.
Gruppen ska ta fram förslag och anordna tävlingarföreningsmästerskap, träningar, och kurser med Frieser anknytning mm.
Evenemangskommitté

Gruppen ska ansvara för att Svenska Frieserhästföreningen blir representerad på mässor och liknande evenemang. Det kan gälla allt från större tillfällen som Globen eller Scandinavium, till mindre evenemang som ”hästens dag” som ordnas runt om i Sverige. Gruppen ska aktivt promota föreningen även vid våra egna premieringar. Gruppen ska också ta fram förslag till gemensamma resor, clinics och annat som medlemmarna efterfrågar.
Premieringskommitté

Ansvarar för det praktiska ordnandet av föreningens premieringar. Styrelsen beslutar om var och när premieringarna ska hållas i samarbete med KFPS och i samarbete med premierings kommitté. Gruppens uppgift är exempelvis att boka plats, hotell, resor mm. Att ta fram sponsorer och priser, att se till att programmet blir tryckt och att hålla kontakten med utställare, att på plats se till att det finns tillräckligt med funktionärer mm.

Gruppen bör bestå av en ”kärna” som har ansvaret för att hitta personer som arbetar lokalt med premieringen på olika orter. Sammansättningen kan variera år från år, det viktiga är att det alltid finns erfarna personer som kan föra kunskaperna vidare i gruppen.

På något av de första styrelsemötena på året bör/ska styrelsen i samarbete med representanten från respektive grupp ta fram förslag till vad gruppen bör uppnå under året. Representanten ska ha förankring för förslaget i sin grupp. Exempelvis 3-4 Friesernytt, deltagande på mässa eller liknande. På styrelsemötets dagordning ska finnas stående punkter från respektive kommitté. Rapport från respektive kommitté bör ske regelbundet.

De olika grupperna och deras arbetsuppgifter samt kontaktaktpersonerna och deras mailadress ska lätt gå att hitta på hemsidan.

Säkert kommer gruppernas uppgifter att krocka eller tangera varandra ibland. Grupperna  måste då samarbeta. Grupperna ska också kunna lämna gemensamma förslag med budget till styrelsen för beslut.

Detta förslag är just ett förslag och är tänkt som en början till att sprida arbetsuppgifter utanför styrelsen. Det är viktigt att så många som möjligt känner sej delaktiga men eftersom det är en delegering av styrelsens arbete är det viktigt att styrelsen har full insyn och dessutom beslutanderätt i ekonomiska frågor.
Förslaget utarbetat den 22 februari 2012 av:
Britt-Marie Ekbergh, Theo Reyn och Helen Bogren

Förslaget är fastställt på styrelsemöte i SFHF den 7 maj